Jak założyć firmę w Holandii (ZZP) w 7 krokach?

Rozpoczęcie własnej działalności w Holandii od strony formalnej nie jest trudne i może przebiec bardzo szybko. Rejestracja w KvK oznacza zgromadzenie kilku danych, wypełnienie formularza i stawienie się na rozmowę. Opłacasz około 50 euro i proces rejestracji jest zakończony.

Uczulamy Cię jednak, żeby do założenia firmy podejść trochę sumienniej. Kiedy otrzymasz numer KvK, Twoja przygoda dopiero się tak naprawdę zaczyna.

Dlatego w tym artykule opisujemy nie tylko kroki, które trzeba przejść w urzędzie KvK, ale również te, które musisz podjąć nawet zanim udasz się do urzędu.

Krok 1: Zastanów się nad formą prawną, którą wybierzesz.

Krok 2: Zrób prosty biznesplan na własny użytek.

Krok 3: Sprawdź swój pomysł na biznes

Krok 4: Sprawdź czy Urząd Podatkowy uzna Cię za przedsiębiorcę

Krok 5: Wypełnij elektroniczny formularz rejestracji w KvK

Krok 6: Umów się na spotkanie w KvK

Krok 7: Administracja

Krok 1: Zastanów się nad formą prawną, którą wybierzesz.

„ZZP”, czy „freelancer” to nie są formy prawne, choć potocznie tak się przyjęło nazywać jednoosobową działalność w Holandii. Forma prawna, która odpowiada „działalności gospodarczej” w Polsce, nazywa się „eenmanszaak”, czyli „działalność jednoosobowa”.

Być może na tym etapie zastanawiasz się w ogóle nad tym, czy zostać ZZP (założyć „eenmanszaak”), czy może założyć BV (spółkę z o.o.). Przeanalizuj plusy i minusy tych form prawnych. Jeśli chcesz wiedzieć więcej, w kursie „Twoja Firma w Holandii”, którego jesteśmy partnerem, dokładnie tłumaczymy te różnice.

Musisz jednak wiedzieć, że nie trzeba zakładać BV, jeśli chcesz zatrudnić pracowników. Również działalność jednoosobowa czyli „eenmanszaak” może zatrudniać ludzi. Formę prawną firmy możesz też zmienić z czasem, kiedy Twoja firma zacznie się rozwijać. Start jako ZZP to często bardzo dobry początek.

Czym gruntownie różni się działalność ZZP od pracy na etacie?

Zalety pracy jako ZZP:

Jesteś swoim własnym szefem i decydujesz, jak i kiedy wykonujesz zadania.
Masz całkowitą decyzyjność z kim i jak pracować, i nie musisz znosić kogoś, kogo zdecydowanie nie tolerujesz.
Twoja stawka godzinowa jest często wyższa niż w przypadku pracy jako pracownik (powinna taka być, bo masz o wiele więcej rzeczy do opłacenia (podatki, koszty).
jeśli spełniasz kryterium godzinowe 1225 godzin, płacisz mniej podatków, szczególnie przez pierwsze lata działalności.
Sam wybierasz swoich klientów..

Wady pracy jako ZZP:

Nie jesteś ubezpieczony od choroby lub niezdolności do pracy, musisz to załatwić sam (i ponieść te koszty).
Nie gromadzisz emerytury (musisz to robić prywatnie, co kosztuje).
Jesteś swoim własnym szefem i w związku z tym ponosisz odpowiedzialność za wszelkie szkody, długi, nieprzestrzeganie umów.
Musisz sam prowadzić swoją administrację lub zlecić ją księgowemu.
Dochodzi Ci całe mnóstwo dodatkowych zajęć, którymi nie musiałeś się martwić pracując dla kogoś: to Ty musisz pozyskiwać klientów (jesteś swoim działem marketingu), sprzedawać (jesteś swoim działem sprzedaży), planować, sprawdzać finanse, opracować strategię, itp. Itd.
Otrzymujesz kwotę brutto, czyli musisz zapłacić podatek od swojego zysku.

Krok 2: Zrób prosty biznesplan na własny użytek i określ taryfę

Przeniesienie planów na papier (a może raczej: na komputer) zwiększa Twoje szanse na sukces. Badasz, czy twoje plany są wykonalne. Czy Twoja własna firma wygeneruje wystarczająco dużo pieniędzy, aby pokryć Twoje koszty? Ustalenie odpowiedniej stawki godzinowej jest trudne. Zbyt wysoka stawka godzinowa może odstraszyć klientów. Zbyt niska stawka godzinowa to niski dochód i dużo pracy.

Przede wszystkim oblicz, ile potrzebujesz miesięcznie, aby móc dalej żyć i spłacać swoje zobowiązania. Dodaj do tego rezerwę na urlop, podatek dochodowy, składkę na ubezpieczenie zdrowotne uzależnione od dochodów oraz nieprzewidziane koszty.

Następnie oblicz koszty swojej działalności, takie jak czynsz za biuro, sprzęt, ubezpieczenie, itp. Oszacuj koszty prowadzenia działalności. Podziel tę kwotę przez liczbę godzin podlegających rozliczeniu i otrzymasz swoją minimalną stawkę godzinową: stawkę, której potrzebujesz, aby uniknąć straty. Twoje doświadczenie i kunszt są również coś warte i dlatego odgrywają również rolę w określaniu Twojej stawki godzinowej. Możesz także porównać swoją stawkę godzinową ze stawkami konkurencji.

Krok 3: Sprawdź swój pomysł na biznes.

Jeśli chcesz zacząć w branży, w której nie działałeś wcześniej, zweryfikuj koniecznie swój pomysł na biznes.

Oczywiście, jeżeli nie zmieniasz branży, a jedynie uwalniasz się od pracodawcy, nie musisz robić badania rynku, bo zapewne dobrze znasz realia Twojej branży, stawki, konkurencję. Musisz jednak mieć pewność, że jesteś w stanie samodzielnie dotrzeć do potencjalnych klientów.

W przypadku, gdy Twoja nowa firma nie będzie miała nic wspólnego z tym, co robisz teraz, zrób koniecznie badanie rynku na własny użytek.

Jeśli nie wiesz, jak się do tego zabrać, ta instrukcja krok po kroku może Ci się przydać.

Krok 4: Sprawdź, czy Urząd Podatkowy uzna Cię za przedsiębiorcę

Urząd Podatkowy (Belastingdienst) określa, czy jesteś oficjalnie „przedsiębiorcą” na podstawie szeregu kryteriów. Ponadto sprawdzane jest również, czy jesteś przedsiębiorcą dla celów samego podatku dochodowego.

Ma to wpływ na sposób wypełniania zeznania podatkowego oraz na to, czy możesz skorzystać z ulg podatkowych.

Żeby sprawdzić, czy spełniasz kryteria, możesz wypełnić „OndernemersCheck” – formularz przygotowany przez Urząd Skarbowy.

KvK wymienia z kolei 3 podstawowe kryteria, które muszą być spełnione do otwarcia firmy:

Musisz sprzedawać usługi lub produkty.
Sprzedając swoje usługi/produkty musisz na nich zarabiać (nie działasz jako wolontariusz lub nie jest to tylko Twoje hobby)
Bierzesz udział w normalnym ruchu ekonomicznym (jeśli tworzysz rękodzieło i sprzedajesz je znajomym i rodzinie, nie jesteś jeszcze przedsiębiorcą).

Jeśli zamierzasz wykonać zlecenie dla klienta jako freelancer (na przykład w budowlance), musisz wiedzieć (a szczególnie urząd chce to wiedzieć) jaki jest stosunek pracy między Tobą a Twoim klientem. Czy jesteś samozatrudniony, czy jesteś zatrudniony?

Holandia reguluje prawo w tym obszarze za pomocą ustawy DBA, aby uniknąć fałszywego samozatrudnienia, czyli aby pracodawcy nie wykorzystywali pracowników, wymagając od nich rejestrowania własnej działalności, aby uniknąć płacenia ich świadczeń socjalnych – emerytury, urlopów, chorobowego, ubezpieczeń. Założenie przez Ciebie działalności nie zawsze działa na Twoją korzyść, dlatego warto zdać sobie sprawę z tego, co to dokładnie oznacza. Czy będziesz faktycznie swoim szefem, czy raczej dalej będziesz pracować dla tej samej firmy, ale pewne koszty z pracodawcy na Ciebie?

Krok 5: Wypełnij elektroniczny formularz rejestracji w KvK

Klamka zapadła? Jesteś gotowy na rozpoczęcie własnej działalności? Masz już nazwę firmy i wiesz co chcesz dokładnie robić? W takim razie możesz umówić się na spotkanie z KvK i zarejestrować swoją firmę. Robisz to, wypełniając cyfrowo formularz rejestracyjny.

Co jest Ci potrzebne do wypełnienia formularza?

Adres meldunkowy w Holandii. Bez niego nie otrzymasz kody DigiD i nie zarejestrujesz firmy.
Kod Digid. Bez tego kodu nie będziesz w stanie zalogować się do formularza. Jeśli jeszcze go nie masz, możesz go uzyskać wypełniając formularz na stronie https://digid.nl/aanvragen
Nazwa firmy
Twoje dane osobowe i kontaktowe
Data rozpoczęcia działalności.
Forma prawna (eenmanszaak, BV, VOF czy inna)
Rodzaj/opis działalności (kod SBI). Opis firmy wskazuje, jakie czynności faktycznie będziesz wykonywać. Pracownik KvK ustala razem z Tobą odpowiedni kod SBI odpowiadający temu, co będziesz robić. Ten kod jest używany przez agencje rządowe, stowarzyszenia branżowe, fundusze emerytalne, banki i firmy ubezpieczeniowe. Jeśli później dodasz inne czynności, możesz zmodyfikować, dodać kody przez formularz KvK. Jako ZZP/eenmanszaak możesz wykonywać wiele czynności w ramach swojej firmy.
Szacowane dochody roczne – trudno to uczynić na początku, ale nikt z tego nie będzie Cię rozliczał. Chodzi o przybliżony szacunek.
Pracownicy. Zakładając firmę jednoosobową, możesz również zatrudniać pracowników. Jeśli masz w planach kogoś zatrudnić, możesz tą informację zawrzeć w formularzu. Jeżeli jeszcze tego nie wiesz, nie wpisuj pracowników. Później zawsze możesz zmodyfikować te dane.
Wniosek o numer BTW do Urzędu Skarbowego (KvK informuje Belastingdienst o Twojej rejestracji, więc nie musisz tego robić oddzielnie)
Dane biura administracyjnego – jeśli już wiesz, jakie biuro księgowe będzie prowadziło Twoją administrację, wpisz to tutaj.

Krok 6: Umówienie się na wizytę w KvK

Natychmiast po wypełnieniu formularza otrzymujesz automatycznie możliwość umówienia się umawiasz się na wizytę w biurze KvK w Twoim rejonie. Rejestracja nie będzie potwierdzona dopóki osobiście nie stawisz się w KvK.

Podczas wizyty pracownik KvK sprawdzi Twój dowód tożsamości i sprawdzi, czy spełniasz warunki rejestracji, odbywając z Tobą krótką rozmowę i sprawdzając dane w formularzu. Po zakończeniu rejestracji otrzymasz własny numer KvK. KvK przekazuje następnie Twoje dane organom podatkowym. Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej kosztuje jednorazowo 51,95 €.

Za 15,60 € możesz od razu zabrać ze sobą wyciąg. Płatności można dokonać kartą debetową, kredytową lub telefonem komórkowym. Płatność gotówką nie jest możliwa.

Krok 7: Administracja firmy

Księgowość i administracja nie należą do ulubionych zajęć większości przedsiębiorców, ale prawidłowa administracja jest wymagana przez prawo. Na przykład Twoje faktury i oferty muszą spełniać określone wymagania, muszą być przechowywane do wglądu ewentualnej kontroli z Urzędu Podatkowego itp.

Poza tym Twoja administracja daje Ci wgląd w to, jak radzi sobie Twoja firma. Możesz zlecić swoją administrację lub prowadzić ją sam. Ważna jest wtedy podstawowa wiedza z zakresu podatków i księgowości. Są do tego przydatne aplikacje i programy księgowe. My polecamy Ci serdecznie kurs online w języku polskim „Twoja firma w Holandii”, dzięki któremu poznasz mechanizmy podatków, ulg podatkowych, i gdzie wszystko jest wytłumaczone prostym językiem. Po zakupie kursu otrzymujesz do niego natychmiastowy dostęp. Jak partner kursu polecamy go serdecznie.

Natomiast jeśli chcesz od początku oddać swoją administrację i rozliczenia podatkowe w ręce wykwalifikowanej firmy, polecamy serdecznie usługi naszego biura. Zapoznaj się z tym co oferujemy i z naszymi taryfami tutaj. (link do podstrony z usługami lub cennikiem)

Sytuacje wyjątkowe przy rejestracji firmy

Zwolnienie KOR dla małych firm

Czy spodziewasz się, że Twoje obroty utrzymają się poniżej 20 000 euro w najbliższym roku? Wtedy przydatne może się okazać się skorzystanie ze zwolnienia KOR. Musisz w tym celu złożyć odpowiednio wcześnie wniosek w Urzędzie Skarbowym. Ze względu na KOR, nie naliczasz podatku BTW od swojej sprzedaży. Ale nie możesz również odliczyć tego podatku od kosztów. Możesz prowadzić uproszczoną administrację i nie musisz składać deklaracji VAT co kwartał. Skonsultuj się z nami, aby dowiedzieć się, czy KOR ma sens w Twoim przypadku.

Czy mogę założyć firmę będąc na etacie?

Możesz połączyć pracę na etacie z pracą jako freelancer. Nazywamy to również biznesem w niepełnym wymiarze godzin. Działalność w niepełnym wymiarze godzin ma konsekwencje dla podatku dochodowego oraz wszelkich odliczeń i dodatków.

Jeśli to Cię interesuje, przede wszystkim najpierw sprawdz, czy Twoja umowa o pracę nie zawiera żadnej klauzuli zakazującej Ci podjęcie działalności, lub działalności w tej samej branży

Zalecamy, abyś poinformował swojego pracodawcę, że będziesz pracować jako ZZP, choć nie masz takiego obowiązku. To zależy od Twojej relacji z pracodawcą.

Skonsultuj się z nami, aby dowiedzieć się jak formalnie załatwić rejestrację firmy i rozliczać się z podatku w takiej sytuacji.